PERANAN KOMUNIKASI DALAM DUNIA BISNIS DAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

PERANAN KOMUNIKASI DALAM BISNIS

PERANAN KOMUNIKASI DALAM BISNIS

komunikasi merupakan aspek terpenting dalam sebuah relasi baik itu secara internal maupun eksternal, dan menyangkut segala bidang kehidupan dalam masyarakat, komunikasi bermanfaat memelihara dan menggerakan kehidupan ia juga sebagai penggerak dan alat untuk menggambarkan aktifitas masyarakat dan peradaban, peradaban dalam berbagai bidang kehidupan baik dalam bidang, sosial , politik , ekonomi , pendidikan dan secara khusus dalam dunia bisnis.

berikut akan dijelaskan apa saja peranan komunikasi dalam dunia bisnis:

1. penyelenggaraan komunikasi dengan pasar 

penyelenggaraan komunikasi dengan pasar, merupakan hal yang mutlak dalam dunia bisnis secara khusus bagi setiap produsen yang ingin mennghasilkan relasi yang baik dengan pasar sehingga dapat memperluas jaringan dan juga demi berkembangnya bisnis yang digeluti.dan juga untuk menghasilkan produk yang di tujukan bagi setiap konsumen.

 untuk mencapai sasaran atau tujuan bisnis yang maksimal maka ada perbagai prosedur dan langkah alternatif yang ditempuh untuk dapat menyempaikan pesan kepada setiap konsumen yang tidak dikenal,kita memerlukan sarana komunikasi pemasaran khusus seperti periklanan , karna periklanan dalam rangkaian usaha yang dilakukan setiap pengusaha merupakan suatu alat pemasaran yang bidang geraknya dapat mencakup semua bidang masyarakat dengan lebih efektif dan efisien .

sarana sarana komunikasi perdagangan  yang tersedia antara lain adalah dalam wujud ,pengiriman surat ,percakapan telepon ,kunjungan pribadi dan lain-lain. Jenis jennis sarana komunikasi perdagangan yang disebutkan di atas hanya sesuai apabila di pergunakan dalam daerah ppemasaran arang dan jasa yang ruang lingkupnya terbatas.

2 . Konsep dasar dan peranan

a. konsep dasar komunikasi 

Konsep Dasar dan Peranan Komunikasi merupakan aktivitas dasar manusia. Dengan berkomunikasi, manusia dapat saling berhubungan satu sama lain baik dalam kehidupan sehari-hari di rumah tangga, di tempat pekerjaan, di pasar, dalam masyarakat atau di mana saja manusia berada. Tidak ada manusia yang tidak akan terlibat dalam konunikasi.

Pentingnya komunikasi bagi manusia tidaklah dapat dipungkiri begitu juga halnya bagi suatu organisasi. Dengan adanya komunikasi yang baik suatu organisasi dapat berjalan dengan lancar dan berhasil dan begitu pula sebaliknya, kurangnya atau tidak adanya komunikasi organisasi dapat macet dan berantakan. Misalnya bila dalan suatu sekolah kepala sekolah tidak memberi informasi kepada guru-guru mengenai kapan sekolah dimulai sesudah libur semester dan apa bidang studi yang harus diajarkan oleh masing-masing guru, maka besar kemungkinannya guru tidak dating mengajar. Skibatnya, murid-murid tidak belajar. Hal ini menjadikan sekolah tidak berfungsi sebagaimana mestinya.

Dari contoh itu kelihatan, bahwa dengan kelupaan memberi informasi saja sudah memberikan efek yang lebih besar bagi sekolah. Karena pentingnya komunikasi dalam organisasi maka perlu menjadi perhatian pengelola agar dapat membantu dalam pelaksanaan tugasnya Komunikasi yang efektif adalah penting bagi semua organisasi. Oleh karena itu, para pemimpin organisasi dan para komunikator dalam organisasi perlu memahami dan menyempurnakan kemampuan komunikasi mereka (Kohler 1981). Untuk memahami komunikasi ini dengan mudah, perlu terlebih dahulu mengetahui konsep-konsep dasar komunikasi. 

Ada beberapa konsep komunikasi yang cenderung digunakan dalam komunikasi bisnis:

1 . Pengirim pesan 

Pengirim pesan adalah individu atau orang yang mengirim pesan. pesan atau informasi yang akan dikirimkan berasal dari si pengirim pesan.  oleh sebab itu sebbelum pengirim mengirim pesan , pengirim harus membuat terlebih dahulu konsep pesan yang akan di kirim.

2. Pesan 

Pesan adalah informasi yang akan disampaikan kepada penerima pesan ini dapat berupa verbal maupun nonverbal. pesann verbaldapat disampaikan secara tertulis seperti: surat, buku, majalah, memo , sedangkan pesan secara lisan dapat berupa percakapan tatAp muka , percakapan melalui telepon , radio, dan sebagainya . pesan yang nonverbal dapat berupa isyarat gerakan badan ,ekspresi muka dan nada suara. 

3. Saluran 

Saluran adalah jalan yang dilalui pesan dari si pengirim dan penerima. channel yang biasa yang digunakan dalam komunikasi adalah gelombang cahaya dan suara yang dapat dilihat dan didengar. misalnya bila dua orang bercerita tatap muka gelombang suara dan cahaya di udara berfungsi sebagai saluran . 

4 penerima pesan 

penerima pesan adalah yang menganalisis dan menginterpretasikan isi pesan yang diterimanya .

TUJUAN DARI KOMUNIKASI DALAM BISNIS

Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis, yaitu memberi informasi (informing), melakukan persuasi (persuading), dan melakukan kolaborasi (collaborating) dengan audiens.

Mari kita jelaskan secara mendetail dari tujuan komunikasi bisnis tersebut :

a. Memberi informasi (informing)

Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pimpinan suatu perusahaan membutuhkan beberapa pegawai baru yang akan ditempatkan sebagai staf administrasi di kantor-kantor cabang yang ada.

Untuk memperoleh pegawai yang diharapkan, ia dapat memasang iklan lowongan kerja melalui media surat kabar, majalah, radio, dan internet. Masing-masing media informasi tersebut tentu saja mempunyai kelebihan dan kekurangan satu sama lain. Jadi tergantung manajer untuk memilih media mana yang akan dipilih dengan mempertimbangkan kemampuan internal yang dimiliki oleh perusahaan.

b. Melakukan persuasi

Tujuan kedua dari sebuah komunikasi bisnis adalah melakukan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami oleh audiens dengan baik dan benar. Hal ini sering dilakukan terutama yang berkaitan dengan negoisasi antara seseorang dengan orang laian dalam bisnis. Untuk dapat memperoleh hasil yang optimal dalam bernegosiasi, setiap pihak perlu memahami prinsip win-win solution.

c. Melakukan kolaborasi (collaborating) dengan audiens

Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Melalui jalinan komunikasi bisnis, seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis baik antara perusahaan dosmetik maupun dengan perusahaan asing. Saat ini kerjasama antar perusahaan di berbagai belahan dunia relative mudah dilakukan seiring dengan semakin pesatnya kemajuan teknologi komunikasi dewasa ini. Seseorang dapat menggunakan beberapa media telekomunikasi yang ada seperti telepon biasa, faksmili, telepon genggam, internet, email dan telekomferensi. Teknologi komunikasi tersebut sangat penting artinya dalam memperat kerjasama dalam dunia bisnis.

Dalam dunia bisnis, presentasi yang baik harus mampu menjelaskan tujuan yang diinginkan secara spesifik. Oleh karena itu untuk merumuskan tujuan tersebut, seseorang perlu menanyakan pada diri sendiri, apakah audiensi akan melakukan penelaahan terhadap suatu pesan atau tidak. Tujuan harus dinyatakan setepat mungkin, demikian pula dengan identifikasi individu-individu yang akan memberi tanggapan terhadap pesan yang disampaikan.

UMPAN BALIK DAN BENTUK-BETUKNYA

Dalam setiap kegiatan komunikasi merupakan kegiatan pengiriman dan penerimaan lambang ataupun keinginan untuk mengubah pendapat orang lain yang merupakan juga suatu usaha untuk mengadakan hubungan sosial. Pada peristiwa lain, seorang pimpinan menegur anak buahnya karena berbuat kesalahan sehingga anak buah tersebut menyesali perbuatannya. Pengarahan dan teguran tersebut disamakan dengan pesan (message), sedangkan tepukan tangan dinamakan umpan balik. Antara umpan balik dan pesan terdapat hubungan sebab akibat (causalitas).

 Pesan (message) itu dapat berbentuk bermacam-macam seperti pidato, pengarahan, intruksi, tugas, perintah, analisis, dll. Pesan dapat juga berbentuk tulisan, lisan, gambar-gambar dan bahkan demonstrasi atau penghargaan. Umpan balik (feed back) pun dapat berbentuk bermacam-macam seperti hasil (pelaksanaan suatu tugas), laporan, sikap yang timbul, pertanyaan, reaksi, dsb. Sebagaimana pesan maka umpan balikpun dapat berupa tulisan, lisan, peragaan, dsb. Umpan balik yang baik diperlukan syarat-syarat tertentu antara lain :

1. Umpan balik hendaknya jujur
Umpan balik yang tidak jujur bersumber pada kebiasaan untuk menyenangkan orang lain, keinginan memberi nasihat, keinginan untuk menang dalam argumentasi, malah lebih buruk lagi apabia ada keinginan untuk mengambil muka, menjilat, dan menyakiti orang. Umpan balik seperti ini bukan saja berguna tapi merusak.

2. Umpan balik hendaklah tentang sesuatu yang khusus dan jelas bukan sesuatu secara umum dan kabur.

3. Umpan balik hendaklah mengenai sesuatu dimana orang yang bersangkutan dapat berbuat apa-apa. Umpan balik tentang sesuatu di mana orang yang bersangkutan tidak dapat berbuat apa-apa adalah umpan balik yang tidak berguna dan malah bisa menimbulkan perasaan mendongkol.

4. Umpan balik hendaklah jangan bersifat penilaian. Penilaian yang dimaksud adalah judgement bukan evaluasi. Umpan balik yang bersifat penilaian yang jujur sekalipun masih dapat menimbulkan akibat yang buruk, maka sebaiknya umpan balik seperti itu dihindarkan.

5. Umpan balik hendaklah deskriptif, sehingga betul-betul jelas . dalam hal ini memerlukan gambaran apa yang dikehendaki jelas dan terang. Prinsip deskriptif itu mengajarkan pula bahwa umpan balik hendaknya mengungkapkan juga yang baik disamping sesuatu yang perlu diperbaiki lagi. Dalam hal ini kita sering lupa selalu mengungkapkan yang buruk tanpa menyatakan yang baiknya sehingga jarang sekali melihat titik-titik terang dalam pengembangan seseorang.

6. Umpan balik hendaklah bersifat hasil oriented dan bukan person oriented. Dalam hal ini maka yang diutamakan bukan orangnya tetapi kerjanya.

7. Umpan balik hendaklah memperhatikan timing , tidak ada patokan tentang waktu.

2. Bentuk-bentuk Umpan Balik
Bentuk-bentuk umpan balik antara lain :

1. External Feedback
Umpan balik yang baik diterima langsung oleh komunikator dari komunikan.

2. Internal Feedback
Umpan balik yang diterima komunikator bukan dari komunikan akan tetapi datang dari pesan itu sendiri atau dari komunikator itu sendri.

3. Direct Feedback atau Immediate Feedback
Umpan balik langsung dalam suatu komunikasi, komunikan menggerakkan salah satu anggota badannya.

4. Indirect Feedback atau Delaiged Feedback
Dalam bentuk surat kepada redaksi surat kabar, penyiar radio, dll. Hal ini umpan balik membutuhkan waktu.

5. Inferential Feedback
Umpan balik yang diterima dalam komunikasi massa yang disimpulkan sendiri ioleh komunikator meskipun secara tidak langsung akan tetapi cukup relevan dengan pesan yang disampaikan.

6. Zero Feedback
Artinya bahwa komunikasi yang disampaikan oleh kemunikator kepada komunikan meskipun komunikan menyampaikan umpan balik tersebut tidak dipahami oleh komunikator.

7. Neutral Feedback
Umpan balik yang netral berarti bahwa informasi yang diterima kembali oleh komunikator tidak relevan dengan pesan yang disampaikan semula.

8. Positive Feedback
Komunikasi yang disampaikan oleh komunikator kepada kemunikan mendapat tanggapan positif, misalnya dengan adanya penerimaan pada pesan yang disampaikan.

9. Negative Feedback
Komunikasi yang disampaikan oleh kemunikator mendapat tantangan dari komunikan.

KESALAHPAHAMAN DALAM BERKOMUNIKASI

1. Masalah dalam mengembangkan pesan.
Sumber masalah potensial dalam mengembangkan suatu pesan adalah dalam memformulasikan suatu pesan. Masalah dalam mengembangkan suatu pesan dapat mencakup antara lain munculnya keragu-raguan tentang isi pesan, kurang terbiasa dengan situasi yang ada atau masih asing dengan audiens, adanay pertentangan emosional, atau kesulitan dalam mengekspresikan ide atau gagasan.
2. Masalah dalam menyampaikan pesan. 
Komunikasi dapat juaga terganggu karena munculnya masalah dalam mendapatkan pesan dari pengirim ke penerima. Masalah dalam penyampaian pesan yang paling jelas adalah faktor fisik. Misalnya, pada saat menggunakan sound system terdapat sambungan kabel yang kurang baik (antara tersambung dan tidak, sehingga muncul suatu grak-grek), kualitas suara sound system yang kurang baik, lampu penerangan tiba-tiba padam, audiens terhalang oleh pilar (tiang bangunan), dan tidasan surat yang tak terbaca. 
Jika anda sedang menyampaikan presentasi makalah atau kertas kerja, sebaiknya memilih tempat yang memungkinkan audiens dapat melihat dan mendengar dengan jelas apa yang disampaikan.
Masalah lain yang muncul dalam penyampaian suatu pesan adalah bila dua buah pesan yang disampaikan mempunyai arti yang saling berlawanan atau bermakna ganda. Bila dua buah pesan disampaikan melalui saluran penghubung yang cukup panjang. Orang terakhir yang menerima pesan mungkin hanya dapat menangkap sebagian kecil saja dari orang yang pertama atau bahkan pesan yang disampaikan bisa jadi bertentangan dengan pesan aslinya.

3. Masalah dalam menerima pesan.
Masalah yang muncul dalam penerimaan suatu pesan antara lain adanya persaingan antara penglihatan dengan suara, kursi yang tidak nyaman, lampu yang kurang teran, dan kondisi lain yang dapat mengganggu konsentrasi penerima.
Dalam beberapa kasus, gangguan atau masalah penerimaan pesan dapat muncul berkaitan dengan kesehatan si penerima pesan. Mislnya, pendengaran yang kurang baik, penglihatan yang mulai kabur atau bahkan sakit kepala, juga dapat mengganggu penerima dalam menerima suatu pesan. Meskipun hal tersebut tidak memblok (menghambat) jalur komunikasi secara total, tetapi dapat mengurangi konsentrasi si penerima pesan. Barangkali gangguan yang paling umum terjadi adalah  kurangnya konsentrasi selama melakukan komunikasi.
4. Masalah dalam menafsirkan pesan.
Meskipun suatu pesan mungkin hilang selama proses penyampaian pesan terjadi, namun masalah terbesar adalah pada mata rantai terakhir, di mana suatu pesan ditafsirkan oleh penerima pesan. Perbedaan latar belakang, perbendaharaan bahasa, dan pernyataan emosional, dapat menimbulkan munculnya kesalahpahaman antara pengirim dan penerima pesan. 
Seseorang berkomunikasi dengan orang lain yang memiliki pengalaman dan harapan yang serupa, maka apa yang dia katakana secara otomatis cocok dengan kerangka berfikir dirinya. Bila seseorang menghadapi orang yang memiliki latar belakang berbeda, apa yang dia katakana mungkin akan ditafsirkan dari sudut pandang yang berbeda. Masalah dalam memahami pesan-pesan sebenarnya terletak pada bahasa, yang menggunakan kata-kata sebagai simbol untuk menggambarkan suatu kenyataan.
Suatu hal yang cukup menarik bahwa seseorang mungkin bereaksi secara berbeda terhadap kata yang sama pada keadaan yang berbeda. Suatu pesan yang jelas dan dapat diterima di suatu kondisi, namun dalam situasi yang berbeda suatu kata dapat membingungkan. Hal ini tergantung pada hubungan emosional antara penerima dan pengirim pesan.

MEMPERBAIKI KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Cara mengatasi hambatan dan memperbaiki komunikasi agar menjadi lebih efektif (Beeve dan Thill, 2003;22) adalah :
1. Memelihara iklim komunikasi terbuka
Iklim komunikasi merupakan campuran dari nilai, tradisi dan kebiasaan. Komunikasi terbuka akan mendorong keterusterangan dan kejujuran serta mempermudah umpan balik.
2. Bertekad memegang teguh etika berkomunikasi
3. Memahami kesulitan komunikasi antarbudaya
Majunya perkembangan teknologi dan informasi telah menyebabkan terjadinya interaksi antarbudaya baik dalam lingkup regional, nasional, maupun internasional.
4. Menggunakan pendekatan berkomunikasi yang berpusat pada penerima
Menggunakan pendekatan yang berpusat pada penerima berarti tetap mengingat penerima ketika sedang berkomunikasi.
5. Menggunakan teknologi secara bijaksana dan bertanggungjawab untuk memperoleh dan membagi informasi.
Teknologi dapat dipergunakan untuk menyusun , merevisi dan mendistribusikan pesan. Penggunaan teknologi yang bertanggung jawab dan bijaksana akan mendorong terciptanya komunikasi yang efektif.
6. Menciptakan dan memproses pesan secara efektif dan efisien. Hal itu dapat dilakukan dengan cara :
a. Memahami penerima pesan
b. Menyesuaikan pesan dengan penerima
c. Mengurangi jumlah pesan
d. Memilih saluran atau media yang tepat
e. Meningkatkan keterampilan berkomunikasi

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

POLA KOMUNIKASI BISNIS

Secara umum pola kumunikasi (patterns of communication) dibedakan menjadi 2 saluran (Purwanto,2006:40-45), yaitu :

a. Saluran Komunikasi Formal

Dalam struktur organisasi, garis, fungsional, maupun matriks, akan tampak berbagai macam posisi atau kedudukan masing-masing sesuai dengan batas tanggung jawab dan wewenangnya. Dalam kaitannya dengan proses penyampaian informasi dari manajer kepada bawahan, pola transformasi informasinya dapat berbentuk 3 pola yaitu:

1.     Komunikasi dari atas ke bawah

Komunikasi dari atas ke bawah (top-down)merupakan jalur komunikasi yang berasal dari atas (manajer) ke bawah (karyawan) merupakan penyampaian pesan yang dapat berbentuk perintah, instruksi, maupun prosedur untuk dijalankan para bawahan dengan sebaik-baiknya. Menurut Katz dan Kahn, komunikasi ke bawah mempunyai 5 tujuan pokok yaitu:

o    Memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu,

o    Memberikan informasi kenapa pekerjaan itu harus dilaksanakan,

o    Memberikan informasi tentang prosedur dan praktik organisasional,

o    Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan,

o    Menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai.

2.     Komunikasi dari bawah ke atas

Atau disebut buttom-up communicatin berarti alur pesan yang disampaikan berasal dari bawah (karyawan) menuju ke atas (manajer). Pesan mula-mula berasal dari para karyawan yang selanjutnya disampaikan ke jalur yang lebih tinggi.

3.     Komunikasi Horizontal

Atau horizontal communication atau sering disebut komunikasi lateral (lateral communication) adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar atau sederajat dalam suatu organisasi. Tujuan komunikasi horizontal antara lain untuk melakukan persuasi, mempengaruhi, dan memberikan informasi kepada bagian atau departemen yang memiliki kedudukan sejajar.

4.     Komunikasi Diagonal

Atau diagonal communication melibatkan komunikasi antara dua tingkat (level) organisasi yang berbeda. Contohnya adalah komunikasi formal antara manager pemasaran dengan bagian pabrik, antara manager produksi dengan bagian promosi, antara manager produksi dengan bagian akuntansi dan lain sebagainya.

b. Saluran Komunikasi Informal

Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi, tanpa mempedulikan jenjang hierarki, pangkat, dan kedudukan atau jabatan, dapat berkomunikasi secara luas. Meskipun hal-hal yang mereka perbincangkan biasanya bersifat umum, seperti mengobrol tentang humor yang baru di dengar, keluarga, anak-anak, dunia olahraga, musik, acara film, dan sinetron tv, dan kadang kala mereka juga membicarakan hal-hal yang berkaitan dengan situasi kerja yang ada dalam organisasinya.

MENGELOLA KOMUNIKASI BISNIS

Ada 2 hal yang perlu diperhatikan dalam mengelola komunikasi, yaitu :

1.     Penanganan pesan-pesan yang bersifat rutin

Untuk dapat memaksimalkan manfaat dan meminimalkan biaya, seorang manajer perlu memperhatikan hal berikut ini:

1.     Mengurangi jumlah pesan

2.     Instruksi yang jelas

3.     Mendelegasikan tanggung jawab

4.     Melatih petugas

2.     Penanganan Krisis Komunikasi

Cara penanganan krisis di suatu perusahaan tentu berbeda dengan perusahaan lain. Namun, munculnya krisis dalam suatu perusahaan dapat mempunyai pengaruh terhadap masa depan produk maupun reputasi perusahaan bersangkutan. Dalam kaitannya dengan krisis komunikasi tersebut, ada 2 falsafah  dalam komunikasi yaitu:

1. Bersikap diam, tidak mengatakan sesuatu, atau

2. Katakan apa yang terjadi dan segera

Namun, beberapa ahli hubungan masyarakat (public relation) menyarankan agar perusahaan menangkis rumor yang beredar dalam masyarakat dengan cara menjelaskan dengan cara apa yang menjadi masalahnya secara terbuka tanpa ditutup-tutupi kepada public (masyarakat umum) dan karyawan-karyawannya. Pada saat yang sama, perusahaan harus mencari sumber masalahnya dan berusaha mengendalikannya. Satu hal yang paling penting dalam menangani setiap kasus adalah mengusahakan agar pikiran tetap dalam kondisi tenag, kalem, dan tidak gegabah. Tenang dalam artian bahwa penanganan suatu kasus perlu pemikiran jernih dan tidak dalam kondisi emosional. Suatu tanggapan yang rasional akan membantu memberikan inspirasi untuk mempertinggi rasa percaya diri.

Dalam situasi krisis ekonomi, ada beberapa hal yang dapat dilakukan seperti :

1.     Siapkan tim yang terampil atau cekatan dalam penanganan krisis

2.     Usahakan agar manajemen puncak segera bertindak pada saat krisis terjadi

3.     Ciptakan sebuah pusat informasi sebagai representasi perusahaan yang dilengkapi dengan berbagai peralatan elektronik komunikasi

4.     Ceritakan suatu kejadian secara menyeluruh, terbuka, dan jujur. Jika memang ada yang salah segera mohon maaf

5.     Tunjukkan keseriusahan perusahaan, bukan saja dalam pernyataan tetapi dalam wujud nyata.

MASALAH KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Fakor hambatan yang biasanya terjadi dalam proses komunikasi dapat dibagi dalam 3 jenis, yaitu:

1.     Hambatan Teknis

Hambatan ini timbul karena lingkungan dan memberikan dampak pencegahan terhadap kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi teknologi, keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi, akan semakin berkurang dengan adanya temuan baru di bidang teknologi komunikasi dan sistem informasi, sehingga saluran komunikasi dan media komunikasi dapat diandalkan serta lebih efisien.

2.     Hambatan Semantik

Gangguan ini menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau ide secara efektif. Definisi semantik disini adalah studi atas pengertian yang diungkapkan lewat bahasa. Suatu pesan yang kurang jelas akan tetap menjadi tidak jelas bagaimanapun baiknya transmisi. Untuk menghindari mis-komunikasi semacam ini, seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat dan sesuai dengan karakteristik komunikannya, serta melihat dan mempertimbangkan kemungkinan penafsiran yang berbeda terhadap kata-kata yang digunakannya.

3.     Hambatan Manusiawi

Hambatan ini muncul dari masalah-masalah pribadi yang dihadapi oleh orang-orang yang terlibat dalam komunikasi, baik komunikator maupun komunikan. Menurut Cruden dan Sherman, hambatan ini mencakup :

1.     Hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia, seperti perbedaan persepsi, umur, keadaan emosi, status, keterampilan mendengarkan , pencarian informasi, dan penyaringan informasi.

2.     Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi atau lingkungan sosial dan budaya, seperti suasana dan iklim kerja serta tata nilai yang dianut. Ditinjau dari aspek bisnis, organisasi adalah sarana manajemen (dilihat dari aspek kegiatannya). Korelasi antara Ilmu Komunikasi dengan Organisasi terletak pada peninjauannya yang berfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi.

Dalam lingkup organisasi tujuan utama komunikasi adalah memperbaiki organisasi, yang ditafsirkan sebagai upaya yang dilakukan untuk mencapai tujuan-tujuan manajemen. Komunikasi organisasi terjadi setiap saat dan dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarchies anatara satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan. Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur (jenjang/level) dan sistem organisasi yang kondusif. Dalam kegiatan organisasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif, yaitu agar pihak lain mengerti dan tahu, tetapi juga haruslah persuasif, agarpihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau kegiatan.

Dalam proses komunikasi, semua pesan atau informasi yang dikirim akan diterima dengan berbagai perbedaan oleh penerima pesan/informasi , baik karena perbedaan latar belakang, persepsi, budaya maupun hal lainnya. Untuk itu, suatu pesan atau informasi yang disampaikan hendaknya memenuhi 7 syarat atau dikenal juga dengan 7 C, yaitu :

1.     Completeness (Lengkap)

Suatu pesan atau informasi dapat dikatakan lengkap, bila berisi semua materi yang diperlukan agar penerima pesan dapatmemberikan tanggapan yang sesuai dengan harapan pengirim pesan.

2.     Conciseness (Singkat)

Suatu pesan dikatakan concise bila dapat mengutarakan gagasannya dalam jumlah kata sekecil mungkin (singkat, padat tetapi jelas) tanpa mengurangi makna, namun tetep menonjolkan gagasannya.

3.     Consideration (Pertimbangan)

Penyampaian pesan hendaknya menerapkan empati dengan pertimbangan dan mengutamakan penerima pesan.

4.     Concreteness (Konkrit)

Penyampaian pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang gamblang, pasti, dan jelas

5.     Clarity (Kejelasan)

Pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang mudah dimengerti dan mudah diinterpretasikan serta memiliki makna yang jelas.

6.     Courtessy (Kesopanan)

Pesan disampaikan dengan gaya bahasa dan nada yang sopan, akan memupuk hubungan baikdalam komunikasi bisnis.

7.     Correctness (Ketelitian)

Pesan hendaknya dibuat dengan teliti dan menggunakan tata bahasa, tanda baca, dan ejaan yang benar (formal atau resmi).